DESCRIPTION DE POSTE
Titre : Responsable des Programmes
Secteur : Programme
Rapporte à : Directrice Nationale
Catégorie d'emploi : Emploi à plein temps, à durée déterminée, 12 mois, avec période de probation de 3mois. Possibilité d'extension après la première période de 12 mois
Date de démarrage du poste : 1er septembre 2024 (ou selon accord)
Localisation : Bujumbura
Nombre de poste: 1

Présentation de l'Organisation

L'Association François-Xavier Bagnoud – FXB Burundi est une Organisation Non-Gouvernementale Etrangère (ONGE) opérant au Burundi depuis 2006, au travers de son modèle de développement communautaire intégré Village FXB et d'autres interventions au bénéficie des populations vivant dans l'extrême pauvreté.

Cadre du Poste

FXB Burundi est à la recherche d'un.e Responsable de Programmes (RdP) pour coordonner et superviser la mise en cœuvre de ses interventions dans les provinces de Bujumbura et Kayanza. Il/elle sera responsable de l'exécution des programmes de l'organisation et veillera à la bonne Gestion du Cycle du Projet, qui englobe la planification, la mise en cœuvre, le suivi et l'évaluation, la responsabilité,l'apprentissage et les ressources humaines. Le poste est basé au siège de FXB Burundi à Bujumbura,avec de nombreux déplacements sur les sites des projets. Le Responsable de Programme rend compte directement à la Directrice Nationale (DirNat) de FXB Burundi. Les relations clés sont avec le Responsable de Programmes de FXB International, les Responsables Financiers, les Partenaires Techniques et les Donateurs.

Le RdP supervise directement deux catégories de collaborateurs de FXB Burundi :
1. Le personnel de coordination technique : Suivi & Evaluation, Mutuelle de santé, Droits, etc.
2. Le personnel opérationnel : Animateur.trices socioéconomiques, Animateur.trices santé communautaire, Chargé.es des moyens d'existence, Logisticien.nes, etc.

Tâches et Responsabilités

Le RdP est responsable des tâches et activités décrites ci-dessous :Gestion du Cycle de Projet
• Avec les équipes des projets, établir les plans d'actions hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels. Les plans d'actions trimestriels et annuels sont validés par la DirNa
• Suivre l'avancement des plans d'actions et des projets :
• Coordonner la soumission de rapports par les équipes des projets
• Effectuer des visites fréquentes sur les sites d'intervention
• Superviser et conseiller les équipes des projets sur les activités, les processus, les approches, les méthodologies, etc.
• Fournir des feedbacks aux équipes et adapter les plans d'actions au besoin. Les adaptations ayant un impact significatif sur le chronogramme, le budget ou les résultats/objectifs des projets doivent être validées par la DirNat
• Superviser le Chargé Suivi & Evaluation (Chargé SE) dans l'élaboration des outils de Suivi & Evaluation(S&E) nécessaires aux projets et leur mise en cœuvre (formation du personnel, collecte de données,consolidation, analyse, reporting et feedback). Les outils de S&E doivent être validés par la DirNat avantutilisation
• Avec le Chargé SE, superviser la réalisation des études et des évaluations des projets
• Assurer l'utilisation et la mise à jour de l'outil « Gestion du Cycle de Projet » des différents projets. Les modifications significatives de ce dernier doivent être signalées à la DirNat trimestriellement
• En collaboration avec la DirNat, coordonner la rédaction et la mise à jour des outils d'accompagnement sur les différentes thématiques des projets de l'organisation
• Superviser les membres du personnel de coordination technique par la mise en place d'objectifs mensuels, trimestriels et annuels selon leurs cahiers des charges. Les objectifs trimestriels et annuels des membres du personnel de coordination technique doivent être validés par la DirNat
• Avec les équipes des projets, coordonner la soumission des rapports opérationnels trimestriels,semestriels et annuels à la DirNat
• Sur la base des rapports et des évaluations, et en collaboration avec la DirNat, organiser des ateliers de présentation des résultats et de capitalisation avec les équipes des projets et les parties prenantes
• Participer aux processus d'élaboration de dossiers de projets par l'identification des besoins des publics cibles, le design d'actions permettant de répondre à ces besoins et le développement de documentation technique

Gestion du Personnel

• En collaboration avec la DirNat, établir les descriptifs de poste pour tous les membres du personnel opérationnel et de coordination technique
• En collaboration avec la DirNat et le DA&F, mener les processus de recrutement
• En collaboration avec la DirNat, mener les évaluations annuelles du personnel opérationnel et de coordination technique
• Planifier et réaliser des formations internes pour les membres du personnel. Coordonner lesformations techniques externes. La planification des formations du personnel doit être validée par la DirNat
• Assurer le suivi du règlement du personnel et du Manuel des Ressources Humaines par l'ensemble des collaborateurs

Gestion Financière

• En collaboration avec le Département Administration & Finances (DA&F), superviser la gestion des ressources des projets et programmes
• Superviser les dépenses des projets et programmes et s'assurer que les pièces justificatives arrivent en conditions au DA&F
En collaboration avec le DA&F et la DirNat, participer à la sélection des différents fournisseurs dans le • En collaboration avec le DA&F et la DirNat, participer à la sélection des différents fournisseurs dans le respect des procédures d'acquisition
• Superviser et valider les demandes de fonds trimestrielles des équipes des projets
• Soumettre les demandes de fonds des projets à la DirNat et au DA&F

Autres

• En collaboration avec la DirNat, planifier les actions de communication et de visibilité, les activités et contenus associés
• En l'absence ou sur demande de la DirNat ou du siège, assurer des tâches de représentation del'organisation
• Toute autre tâche assignée par la DirNat

Qualifications /exigences

• Diplôme pertinent en études du développement, en sciences sociales ou dans un autre domaine pertinent ; diplôme de master de préférence
• Au moins cinq ans d'expérience dans la mise en cœuvre et la gestion de programmes de développement, et au moins deux ans d'expérience professionnelle dans un rôle similaire, de préférence au sein d'ONG
• Expérience avérée de la gestion du cycle de projet axée sur les résultats, y compris l'élaboration et la mise en œuvre d'un cadre de suivi et d'évaluation
• Expérience professionnelle dans la direction d'une équipe de plusieurs collaborateurs, y compris des travailleurs de terrain et des responsables techniques
• Maîtrise de la suite MS Office, en particulier MS Word et MS Excel. Expérience de la numérisation du S&E et des outils de gestion de projet
• Excellentes aptitudes à la diplomatie et à la communication claire
• Solides compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'analyse
• Très bonnes compétences rédactionnelles en français. Des compétences professionnelles en anglaissont un plus
• Les candidats doivent avoir le droit de travailler au Burundi FXB est un employeur qui respecte l'égalité des chances. Les employé.es sont recruté.es indépendamment de leur race, de leur origine ethnique, de leur religion ou de leur sexe.
1. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Candidatures en français:

Veuillez envoyer par courriel à burundi@fxb.org avant le 17 juillet 2024 les documents ci-après : (1) une lettre de motivation adressée à Madame la Directrice de FXB Burundi, (2) un curriculum vitae (CV) à jour avec les coordonnées de deux références professionnelles ainsi que les attestations et certificats attestant votre parcours, (3) le diplôme, (4) la CNI, (5) le permis de conduire. Veuillez indiquer le poste pour lequel vous postulez dans l'objet du courriel. Seul.es les candidats présélectionné.es seront contacté.es.