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Burundi Bookkeeper- Superviseur des Opérations de Remboursement de Districts

Date limite: 2024-11-30

Lecture estimée à : 10 minutes

Description du poste

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Description de l’organisation

One Acre Fund - TUBURA est une ONGE agricole qui travaille dans différents pays de l’Afrique de l’Est pour appuyer les agriculteurs ayant de petites superficies de terre. Nous offrons à chacun de nos membres un ensemble de services comme la livraison en proximité des intrants agricoles à crédits et les formations avec l’objectif d'augmenter les récoltes et les revenus. Établis au Burundi en 2012, nous sommes une organisation en croissance rapide, qui compte maintenant plus de 1000 employés au niveau du pays.

Avec la saisons 24B, servons plus de 291 000 ménages de cultivateurs répartis dans 38 communes et 615 collines dans les 8 provinces de notre zone d’action à savoir Gitega, Mwaro, Muramvya, Ngozi, Kayanza, Muyinga, Ruyigi et Karusi. Avec la saison 25A qui commence au mois de Septembre 2024, nous planifions de servir plus de 350000 cultivateurs dans 800 collines dont 100 coopératives collinaires. Et d’ici 2030, nous prévoyons de servir 1 000 000 de cultivateurs dans plus de 1 900 collines. Pour plus d'informations visitez notre site : http://www.oneacrefund.org
Description du poste

La/Le comptable est au centre de l’activité du département BizOps. Elle/il est chargé de la saisie et du suivi de toutes les données des membres et des Field Officers (FOs) de son district, notamment les intrants distribués, le remboursement des membres, les versements par les Field Officer. Il organise son équipe pour s'assurer que notre système fonctionne bien.

Le travail du comptable améliore l’efficacité et la collaboration entre les départements de TUBURA et en général la vie de milliers de cultivatrices et cultivateurs.
Responsabilités

L’enregistrement et la distribution
S’assurer que tous les contrats des membres de son district sont arrivés au bureau et bien complétés dans les documents de suivi
Superviser et aider la saisie des contrats des membres pour chaque saison et s’assurer que les objectifs journaliers et les dates limites pour la saisie sont respectés
Enregistrer les nouveaux membres dans notre système, donner les numéros d'identification et les numéros de comptes
Faire la recherche des noms des représentants PNSEB auxquels Tubura commande les intrants de la saison .
Faire la double saisie pour vérifier les données saisies avec les outils de vérification et les corriger.
S’assurer que les distributions des intrants dans son district respectent les protocoles et déclencher l’alerte si nécessaire
S’assurer que tous les membres et les groupes de son District reçoivent leurs factures correctes.
S’assurer qu’il n’y a pas des erreurs commises par les Field Officer pendant le remplissage des documents de collecte des remboursements et les couvertures de contrats; et les corriger si nécessaire
S’assurer que les “Bundles” sont bien rangés pour faciliter la saisie
Le suivi du remboursement des membres
Suivi et collecte de tous les types de remboursements des membres (Paiement/transactions électronique “Mobile Money”, les bordereaux, factures , les autres documents essentiels pour le remboursement)
Faire le contrôle des factures pour identifier les discordances sur les montants totaux ,les informations manquantes ou les erreurs.
Superviser et aider la saisie des remboursements des membres pour chaque saison.
Vérifier que les paiements électroniques “Mobile Money” faites par les membres sont bien enregistrée
S’assurer que les objectifs journaliers et les dates limites pour la saisie sont respectés
S’assurer que la saisie des remboursements dans son district ne contient pas de faute de saisie
Faire la correction des remboursements si la demande de changement remplit les critères exigés
Faire des uploads pour mettre les remboursements sur les comptes de chaque membre et permettre aux autres départements d’utiliser les données
Donner les rapports de remboursements pour tous les types de paiements sur demande des agents de terrain
Informer le Regional Business Manager/Chef comptable quand il y a des problèmes avec les remboursements.
Faire des descentes sur terrain la fin de la saison pour faire la vérification a la fin d’une saison et donner le rapport de 100% remboursement au terrain,
Collecter les fiches de corrections de tous les types de remboursement pour correction et ajustement dans Roster
Saisir et faire des uploads des factures d’Audit.
Analyser et corriger les différences chaque semaine
Suivi et Gestion des Produits additionnels à Garantie
Collecter auprès des Field Officer des produits additionnels avec garantie et s’assurer de leur retour aux membres après la réparations
Remplir les fiches de suivi pour tous les produits retournés sous garantie
Gestion du processus de la collecte des réclamations des membres (demande de changement d’intrant et des remboursements), des remboursement des abandons, de surpaiement des membres, des membres décédé
Collecte des réclamations des membres sur terrain: Demande de changement d’intrant et des remboursements, les enregistrent toutes dans l’outil de suivi sans exception ; et s’assure que les corrections y relatives ont été effectués
Préparer, imprimer et distribuer les rapports des abandons de chaque colline selon le calendrier préétabli .
Expliquer aux équipes de terrain des Opérations les rapports et le processus de remboursement des abandons .
Informer le régional Business Operations Manager et le Field Director s’il y a des problèmes qui ne sont pas rapidement résolus .
Collecte et vérifiez bien les cas de remboursements de décès en examinant les extraits de décès des membres et conjoints décédés et tirez attention à la date de réception comparativement à la date du jour de décès
Compléter le tracker des décès
Communication et collaboration avec les autres parties prenantes
Communiquer le progrès des tâches, surtout lorsqu’elles sont finies.
Informer les problèmes et les défis rencontrés, même s’ils sont déjà résolus.
Partager toutes les informations du district à tout moment au Regional Business Operation Manager ou le chef comptable, ainsi qu’avec les autres départements.
Communiquer au staff de terrain Field Officer, Field Manager et Senior Field Director sur les différences non pu corrigé par le comptable et leurs autres erreurs; comprendre pourquoi ils les ont fait
Se réunir avec les Field Directors chaque semaine pour les informer et résoudre des problèmes sur la collecte du district.
Amener, distribuer et expliquer les rapports de Bizops aux réunions hebdomadaires d'Opérations
Récupérer la veille ou le matin des réunions de Districts le matériel à distribuer aux équipes de terrain. Ramener le matériel au bureau.
Contrôles
Vérifier les versements hebdomadaires.
Faire les contrôles des factures pour identifier les informations manquantes ou les erreurs.
Vérifier les comptes membres et suivre de près les RVR.
Formation
Former les FOs lors de leur onboarding aux bases de mathématiques
Former les agents de saisie pour améliorer leurs compétences
S’autoformer en permanence en Excel ou processus, au travers de formations mises à disposition ou cherchées de manière indépendante.
Management
Organisation du calendrier et de la logistique de son équipe d’agents de saisie
Encadrer le travail de son équipe d’agents de saisie: suivre le progrès et distribuer d’autres tâches lorsque le travail de routine est fini.
Motiver l’équipe en rappelant les objectifs journaliers/hebdomadaires.
Evaluer objectivement son équipe d’agents de saisie
Organiser des réunions avec l’équipe d’agents de saisie pour coordonner au mieux le travail au moins une fois toutes les 2 semaines.

Croissance et développement de carrière

One Acre Fund investit dans le développement des compétences en management et en leadership. Votre manager et une équipe globale d’appui consacreront beaucoup de temps à votre perfectionnement professionnel. Nous donnons en permanence des feedback concrets via le mentorat et des revues de carrière régulières sous forme de conseils en management. Nous organisons également des réunions individuelles régulières, au cours desquelles nous écoutons et discutons au sujet des objectifs de carrière, et travaillons en collaboration en vue de créer des rôles réellement passionnants. En raison de notre croissance rapide, nous avons constamment de nouveaux rôles de haut niveau qui s'ouvrent et plein d’opportunités dans différentes fonctions.
Conditions exigées

Nous recherchons un professionnel exceptionnel avec 2 ans minimum d’expérience professionnelle et idéalement une passion pour le développement du secteur agricole. Les candidats qui répondent aux critères suivants sont vivement encouragés à postuler:

Un baccalauréat en comptabilité, économie ou autres domaines connexe
Expérience manifeste du leadership au travail ou en dehors du travail, enthousiasme pour l'apprentissage et ouverture au feedback.
Humilité. Nous recherchons des professionnels passionnés qui allient les grandes qualités de leadership à la bonne humeur, à la patience et à une approche humble du service pour se joindre à notre famille grandissante de leaders.
Forte connaissance en Excel et / ou un autre logiciel d'analyse de données
Connaissance linguistique: maîtrise parfaite du Français et du kirundi. La connaissance de l’Anglais.

Qualités requises

Capacité de fixer des objectifs et les atteindre
Capacité de communiquer de façon claire et efficace
Capacité de résoudre les problèmes en toute indépendance
Capacité de gérer le travail et développer les autres
Etre autonome, intègre et humble
Etre organisé(e) et très attentif/attentive aux détails
Passion de servir les agriculteurs Burundais

Date d’entrée en fonction

Dès que possible
Lieu de travail

Muyinga et Gitega
Avantages

Couverture médicale, congés annuels payés
Eligibilité

Ce rôle est uniquement ouvert aux citoyens ou résidents permanents du Burundi
Délai de candidature

30 Novembre 2024

One Acre Fund ne demande jamais aux candidats de payer pour les tests à aucun stade du processus d'entrevue. Les adresses mails officiels venant de One Acre Fund viendront toujours d'une adresse contenant @oneacrefund.org. Veuillez signaler toute communication suspecte ici (globalhotline@oneacrefund.org), mais n'envoyez pas vos dossiers de candidatures à cette adresse mail.

Diversité, Equité et Inclusion (DEI) ainsi qu'anti-racisme sont profondément connectés à la mission de notre organisation et notre but. One Acre Fund aspire à construire une culture où tous les employés se sentent valoriés, représentés et connectés - afin que notre équipe puisse prospérer en tant que professionnels, et atteindre un impact exceptionnel pour les agriculteurs que nous servons.

Nous sommes engagés à promouvoir l'égalité des chances d'emploi sans distinction de race, de couleur de la peau, de descendance, de religion, de sexe, de nationalité, d'orientation sexuelle, d'âge, d'handicap, de genre, d'identité sexuelle ou d'expression. Nous sommes fiers d'être un environnement de travail qui garantit l'égalité des chances.

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